Am 20. Juni 2024 kam die Smarte.Land.Regionen-Familie zum Auftakt des digitalen Formats »Smarter Kaffee« zusammen. Ziel des »Smarter-Kaffee«-Formats ist es, den stets als wertvoll empfundenen Austausch zwischen Kommunen und Projektpartnern zu ermöglichen und gleichzeitig fachlichen Input zu Fragestellungen, Herausforderungen und Umsetzungsmöglichkeiten in Bezug auf kommunale Arbeit im Bereich der Digitalen Daseinsvorsorge zu erhalten.

Moderiert wird der von nun an monatlich angebotene »Smarte Kaffee« durch die IT-Prozessbegleitung des Smarte.Land.Regionen-Projekts. In der 90-minütigen virtuellen Kaffeerunde tauschten sich dieses Mal knapp 40 Teilnehmerinnen und Teilnehmer in lockerer Atmosphäre zum Thema Digitallotsen und Digitallotsinnen aus. Digitallotsen und Digitallotsinnen sind hier definiert als Multiplikatoren, die als Netzwerk innerhalb einer Organisation fungieren und bei Bedenken, Ideen und Verbesserungen unterstützen. Sie sind freiwillig und hierarchieübergreifend tätig, fördern die Akzeptanz und Effizienz von Digitalisierungsmaßnahmen und unterstützen einen Kulturwandel hin zu digitalen Arbeitsweisen.

Die Veranstaltungsreihe startete mit einem spannenden Blick in den Landkreis Neustadt an der Waldnaab: Dort wurde im Rahmen der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie die Entscheidung gefällt, im Landkreis Digitallotsen und Digitallotsinnen in der Verwaltung zu etablieren. Der Landkreis reagiert damit auf die bundesweit vorhandene Notwendigkeit, aufgrund des demografischen Wandels und technologischer Defizite die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung zu stärken. Es brauche einen organisatorischen Wandel, um die Digitalisierung in der Verwaltung erfolgreich zu implementieren und dabei seien effiziente Prozesse unter Berücksichtigung der Bedürfnisse der Verwaltungsmitarbeitenden zentral. Barbara Hoch, Smarte.Land.Regionen-Projektleiterin im Landkreis Neustadt a.d.W., berichtete von diesem Prozess und wies besonders auf die Relevanz der politischen Unterstützung hin. Zudem habe sich das schrittweise Vorgehen mit verschiedenen Workshops und einer Abfrage des subjektiven Empfindens der digitalen Kompetenz bei den Landkreis-Mitarbeitenden als hilfreich erwiesen.

An die Erfahrungen in Neustadt a.d.W. anschließend stellte die IT-Prozessbegleitung ihre neue Handreichung »Digitallotsen und Digitallotsinnen« vor, die die Frage beantwortet, wie Digitallotsen und Digitallotsinnen zur erfolgreichen Digitalisierung in der Verwaltung beitragen können. Dabei werden anhand von Praxisbeispielen verschiedene Rollen und Kompetenzprofile erläutert sowie effektive Austausch- und Vernetzungsformate vorgestellt. Besonders praxisnah wurde es im »Smarten Kaffee« bei der Vorstellung des Kompetenzrades für Digitallotsen und Digitallotsinnen, das diesen dabei hilft, zunächst ihre digitalen Kompetenzen einzuschätzen. Denn Digitallotsen und Digitallotsinnen benötigen neben digitaler Fachkompetenz auch Methodenkompetenz sowie soziale und personale Kompetenzen. Zugleich kann das Kompetenzrad dazu dienen, eine Einschätzung der vorhandenen digitalen Kompetenzen aller Verwaltungsmitarbeitenden vorzunehmen, um relevante Themen zu identifizieren, bei denen Digitallotsen und Digitallotsinnen die Kolleginnen und Kollegen im Kompetenzaufbau unterstützen können. Letztlich ist die Einbindung aller Mitarbeitenden, die Förderung einer digitalen Kultur und die kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der Prozesse  der Anspruch, den die Digitallotsen und Digitallotsinnen insgesamt verfolgen, um Digitalisierung erfolgreich zu implementieren.

Abb.: Übersicht der vier Hauptkategorien des Kompetenzrads, © Fraunhofer IESE, Prognos AG, City&Bits GmbH  

Die anschließende Diskussionsrunde ermöglichte einen regen Austausch von Erfahrungen und Ideen. Dabei wurde einerseits kritisch darüber diskutiert, welcher Aufwand den Landkreis-Mitarbeitenden im Rahmen einer Erhebung zum aktuellen Stand der Kompetenzen zuzumuten ist, und andererseits wurden spannende Erfahrungswerte zum Thema »Einsatz von Digitallotsen und Digitallotsinnen als Ehrenamtliche, um digitalen Kompetenzaufbau außerhalb der Verwaltung zu stärken« miteinander geteilt. Ehrenamtliche Digitallotsen und Digitallotsinnen stehen vor der Herausforderung, ohne direkte Zugänge zur IT-Infrastruktur der Verwaltung und mit begrenzten Ressourcen digitalen Kompetenzaufbau für Einwohner und Einwohnerinnen zu leisten. Im Gegensatz dazu haben verwaltungsinterne Digitallotsen und Digitallotsinnen besseren Zugang zu kontinuierlicher Weiterbildung und bestehenden Netzwerken und zugleich ein klar eingegrenztes Themenfeld, wodurch sie effizienter interne Prozesse optimieren können. Die Diskussion zeigte, dass beide Vorgehensweisen einen wertvollen Beitrag zur digitalen Transformation leisten, die Anforderungen an ehrenamtliche Digitallotsen und Digitallotsinnen jedoch aufgrund der breiteren Zielgruppe und fehlender infrastruktureller Unterstützung häufig umfangreicher sind.

Der »Smarte Kaffee« bietet eine gute Möglichkeit für den kommunalen Austausch in entspannter Runde zu einem konkreten Thema. Der zweite »Smarte Kaffee« findet am 18. Juli um 15:00 Uhr statt. Im Fokus stehen dann zwei Themen: Zunächst gibt Björn Gedicke Einblick in die Erkenntnisse aus der Bereisung der 20 Landkreise durch den Deutschen Landkreistag. Im zweiten Teil wird das Fraunhofer IESE die Ergebnisse zur Abfrage der Zahlungsbereitschaft für den Marktplatz vorstellen. Wie immer ist dabei ausreichend Zeit für Diskussion und Austausch vorgesehen. Gerne können die Landkreise auch Themen, die sie beschäftigen und zu denen sie Erfahrungswerte in der Runde abfragen wollen, in die »Smarte Kaffee« -Reihe einbringen. Im dritten »Smarten Kaffee« am 15. August 2024 wird es dann um das Thema Open Source gehen.