Smarte.Land.Regionen | 4. Smarter Kaffee

Förderprojekte wie Smarte.Land.Regionen führen zu spürbaren Veränderungen bei den Beteiligten, doch wie kann es gelingen, die Entwicklungen und den Wissensaufbau auch nach Ende der Projektlaufzeit zu erhalten, d.h. zu verstetigen?
Dieser Frage haben sich interessierte Landkreisvertreter und Landkreisvertreterinnen am 5. September 2024 im Rahmen des vierten »Smarten Kaffee« bei einer offenen Diskussion gewidmet.

Zur Einführung gewährte die Prognos AG, vertreten durch Franziska Stader und Joanna Hüffelmann, passend zum Thema Einblicke in den Trendreport Digitaler Staat 2022 »Richtig organisiert? So stellen sich Kommunen für die digitale Transformation auf«.

Im Rahmen des Trendreports haben die Prognos AG und der Behördenspiegel mit Unterstützung des Deutschen Städtetages und des Deutschen Landkreistages eine bundesweite Befragung aller Kommunen durchgeführt und die Ergebnisse anschließend mit Expertinnen und Experten gespiegelt. Als Kernergebnis zeigte sich zum Beispiel, dass die Relevanz durch die politische Leitung bei der Organisation der digitalen Transformation als hoch bewertet wird. Ein Ergebnis, dem auch in der späteren Diskussion im »Smarten Kaffee« beigepflichtet wurde: ohne eine starke Unterstützung der Verwaltungsspitze kann eine Verstetigung der Digitalisierung nur schwer gelingen.
Auch die Erkenntnis aus dem Trendreport, dass nur mit ausreichenden Personalressourcen eine Entwicklung vorangetrieben werden kann, wird von den Teilnehmenden des »Smarten Kaffee« geteilt. Ergänzt wurde in der Diskussion, dass es dauerhaft den Einsatz von Personal brauche, damit die Digitalisierung stetig vorangebracht werden kann und erworbenes Wissen nicht mit dem Personal abwandert.
Unabhängig von einzelnen Personen bietet eine Strategie einen beständigen Plan, um das Thema Digitalisierung voranzutreiben. Während deutlich mehr als die Hälfte der Befragten schon 2022 angaben, eine Strategie für die Binnendigitalisierung zu haben, verfügen deutlich weniger Kommunen über eine Strategie für die Digitale Daseinsvorsorge. Jedoch ist auch das Vorhandensein einer Strategie nur fruchtbar, sofern auch die Umsetzung mit personellen und finanziellen Ressourcen organisiert wird. Hier gehen die Kommunen unterschiedliche Wege.

Frederik Ludwig vom Kreis Coesfeld hat im Anschluss vorgestellt, wie sie die Verstetigung im Landkreis organisieren: durch die Digitalagentur Coesfeld.

Die Digitalagentur Coesfeld ist eine virtuelle Organisation, d.h. keine AöR, kein Verein und keine GmbH, sondern eine gemeinsame Netzwerkstruktur der elf kreisangehörigen Kommunen mit der Wirtschaftsförderung und dem Kreis Coesfeld.
Das Ziel besteht primär in der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie. Die Digitalagentur bietet hier die Möglichkeit als zentraler Ansprechpartner und als Arbeitsgremium zu fungieren. Die virtuelle Organisationsform ermöglicht eine hohe Flexibilität bei zeitgleich geringer Ressourcenbindung. Als herausfordernd wurde dabei die Komplexität aufgrund der Koordination vieler Kommunen mit unterschiedlichen Interessen sowie die Abhängigkeit von beteiligten Stakeholdern beschrieben.
Insgesamt hat der Kreis Coesfeld mit der Digitalagentur die für sich passende Organisationsform gefunden, um die Digitalstrategie umzusetzen und eine enge interkommunale Zusammenarbeit zu garantieren.

Im anschließenden lebendigen Austausch der Teilnehmenden wurde schnell deutlich: Digitale Daseinsvorsorge wird auf kommunaler Ebene aktuell zumindest in der Initialphase fast ausschließlich über Förderprojekte finanziert. Das führt jedoch auch zu einer zeitlichen Befristung der Projektstellen, wodurch die Gefahr der Wissensabwanderung nach Ende der Förderlaufzeit besteht.
Die Teilnehmenden haben davon berichtet, dass sie in den Kommunen versuchen, die Stellen und damit auch das Wissen zur digitalen Daseinsvorsorge z.B. durch die Einbindung in die Regionalentwicklung und Wirtschaftsförderung zu erhalten. Dies gelingt jedoch nur, wenn die politische Verwaltungsspitze die digitale Transformation als relevantes Thema anerkennt. Auch die Suche nach weiteren Fördermitteln wird von den Kommunen genutzt, um den Personal- und somit Kompetenzerhalt zu fördern. Fachbereichsübergreifende Arbeitskreise sind in einigen Kommunen zudem der Ansatz, um die Digitalisierung zu organisieren und in der Breite der Themen zu denken. Auch über das Ehrenamt, wie z.B. durch die Einführung von Digitallotsinnen und -lotsen, versuchen die Stakeholder der digitalen Daseinsvorsorge dafür zu sorgen, dass Kompetenzen gestreut werden und nicht verloren gehen.

Letztlich brauche es ein »agiles digitales Mindset«, das in die Kommunen hineingetragen werden muss, denn: Digitalisierung als Querschnittsthema ist nie fertig, sondern muss stetig weitergedacht und betreut werden.

Am Ende des Termins stand die Erkenntnis, dass die Verstetigung der Digitalen Daseinsvorsorge von allen als essenzielles Thema wahrgenommen wird. Gleichzeitig stehen die Kommunen dabei vor dem Hintergrund der vielerorts geringen Haushaltsmittel vor großen Herausforderungen, auf die es aktuell noch keine einheitliche Antwort gibt. Digitale Daseinsvorsorge ist allerdings zugleich ein Thema mit so starken Chancen und hoher Wirkkraft, weswegen die Anstrengung zum Erhalt des Wissens in den Kommunen als wertvoll eingeschätzt wird.

Am 10. Oktober 2024 steht der fünfte »Smarte Kaffee« an.
Dort wird die IT-Prozessbegleitung gemeinsam mit den Teilnehmenden das Vernetzungstreffen Ende September in Potsdam-Mittelmark reflektieren und zugleich Raum geben, um das persönliche Zusammentreffen im Rahmen der Smart Country Convention vom 15. – 18.10.2024 in Berlin zu planen.
Die virtuellen Kaffeerunden dienen einerseits dazu, inhaltlichen Input für die digitale Daseinsvorsorge vor Ort zu erhalten, andererseits wird die Möglichkeit geschaffen, auch außerhalb der halbjährlichen Vernetzungstreffen in Kontakt zu bleiben und sich über aktuelle Fragestellungen, Herausforderungen und Lösungsansätze auszutauschen. Neben den Projektmanager und Projektmanagerinnen sind auch weitere Personen aus den Landkreisökosystemen, die Interesse an den Themen haben, herzlich willkommen.