Design-Sprint zum Thema »Mobiles Arbeiten«

Ende Mai fand der erste Design-Sprint zum Thema »Mobiles Arbeiten« statt. Innerhalb von vier Tagen wurden Probleme diskutiert, Lösungen skizziert und Prototypen entwickelt. Ziel war es, eine digitale Lösung für »mobiles Arbeiten in ländlichen Regionen« zu konzipieren.

Ein Design-Sprint ist eine Vorgehensweise zur Lösung von herausfordernden Problemstellungen. Innerhalb einer Woche werden zunächst die Probleme genau verstanden, darauf aufbauend Lösungsmöglichkeiten erarbeitet, Prototypen entwickelt und anschließend getestet. In unserem Fall wird die »Test«-Phase zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam mit den Landkreisen durchgeführt. Am Design-Sprint nahmen zehn Mitarbeiter:innen des Fraunhofer IESE teil, die in zwei Teams zusammengearbeitet haben. Im Fokus dieses Design-Sprints lagen die Anforderungen von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgebern.

Tag 1: Problem verstehen

Das »mobile Arbeiten« stellt Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber vor neue Herausforderungen in Bezug auf die Zusammenarbeit und das soziale Miteinander. Gleichzeitig sieht das Team »mobiles Arbeiten« als Chance für beide Seiten. Deswegen war das Ziel des Design-Sprints, die Herausforderungen zu überwinden. Konkret bedeutet dies, dass Arbeitnehmer:innen durch die im Design-Sprint erarbeitete Lösung überwiegend »mobil arbeiten« (zum Beispiel im Home-Office oder in einem Co-Working-Space) können. Dabei sollen diese Arbeitnehmer:innen mit vor Ort arbeitenden Kolleg:innen gleichgestellt sein, d.h. sie werden gleichermaßen eingebunden und gefördert, fühlen sich im Team integriert sowie mit ihrer Firma verbunden. »Mobiles Arbeiten« soll es ermöglichen, Leben und Arbeit besser zu vereinbaren. Dadurch können Arbeitnehmer:innen in ländlichen Regionen leben und sich gleichzeitig zu ihren Gemeinden verbunden fühlen können.

Im Rahmen des Design-Sprint-Prozesses wurde diese große Zielsetzung in Bezug auf »mobiles Arbeiten« in kleinere Aufgabestellungen verfeinert. Diese wurden in Form von Fragen gesammelt und priorisiert. Folgende drei Fragen wurden als die wichtigsten ausgewählt, da sie gerade für die Zeit nach der Pandemie wichtig werden:

1. Wie können wir hybrides Arbeiten für beide Seiten (mobil und vor Ort Arbeitende) angenehm und gemeinschaftlich gestalten?
2. Wie können wir Gemeinschaft und Zusammengehörigkeit digital abbilden bzw. neu schaffen?
3. Wie können wir Arbeitnehmer:innen, die kaum am Arbeitsort sind, in die kleinen und zufälligen Begegnungen des sozialen Austauschs auf der Arbeit einbinden?

Diese Fragen sollen am Ende des Sprints beantwortet werden.

Tag 2: Lösung skizzieren

Um zu den priorisierten Aufgabestellungen geeignete Lösungen zu entwickeln, mussten Skizzen angefertigt werden. Hierfür sammelte unser Team am zweiten Tag Ideen und Inspirationen. In einem mehrstufigen Prozess entwarfen die Mitarbeiter:innen erste handskizzierte Lösungen zu den Aufgabestellungen auf Basis der gesammelten Ideen. Diese wurden untereinander vorgestellt und diskutiert.

Tag 3: Entscheiden für eine Lösung

Am dritten Tag entschieden sich die Mitarbeiter:innen für eine skizzierte Lösung. Um eine Entscheidung über die zu entwickelten Lösungen treffen zu können, wurden die Mitarbeiter:innen in zwei Teams aufgeteilt. Team eins beschäftigte sich mit der Perspektive der Arbeitgeber und Team zwei nahm sich den Arbeitnehmer:innen an. Allerdings diskutierten beide Teams Probleme, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:innen betreffen. Beide Teams entschieden sich für eine Lösung, die sich auf die Integration von Hybridteams konzentriert. Diese Lösung wird am nächsten Tag in einen Prototyp überführt sowie in einem Storyboard abgebildet.

Tag 4: Prototyp bauen

Nun folgte am vierten Tag die Prototypenphase. Hierfür entwickelten die Teams zwei Prototypen, die sich auf die Integration von Hybridteams fokussieren. Dabei wurden eine Webanwendung und ein kleines, physisches Gerät als Prototypen entwickelt. Die Lösungen sollen ermöglichen, dass Arbeitnehmer:innen sich nahtlos miteinander verbinden und kommunizieren können.

Nächste Schritte

Im nächsten Schritt erfolgt die Planung der Testphase mit den Stakeholdern. Konkret sollen Meinungen von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgebern eingeholt werden, um Hinweise darauf zu erlangen, ob die Prototypen zur Zielerreichung beitragen. Nach Abschluss der Testphase mit Vertretern der beiden Stakeholder-Gruppen werden die Resultate des Design-Sprints mit den beiden an diesem Themenfeld beteiligten Landkreisen Bernkastel-Wittlich und Coesfeld diskutiert. Auf diese Weise wird der Prototyp um die Anforderungen der Landkreise erweitert und als weitere Zielgruppe sollen Betreiber von Co-Working-Spaces im Fokus der Betrachtung stehen. Die Ergebnisse dieser Diskussionen dienen im Anschluss der Entscheidungsfindung, welcher Lösungsweg in der weiteren Entwicklung verfolgt wird.